Si has tenido o tienes problemas con el flujo de caja y
quieres saber cómo hacer un cierre de caja correctamente has llegado al
artículo indicado. Te explicamos qué es, cuáles son los factores que impiden
conseguir un cierre de caja correcto y te damos algunos tips para que puedas
lograrlo mucho más fácil en tu spa.
Aprender cómo hacer un cierre de caja adecuado en tu spa seguramente es uno de los objetivos que tanto el administrador, como los encargados de la caja quieren conseguir. A lo mejor se han enfrentado a situaciones en las que el valor que reporta el sistema es diferente al que se tiene realmente y pasan largo tiempo intentando comprender dónde estuvo el error y por qué existen diferencias.
Además, si aún haces el cierre de caja en Excel o peor aún
todo lo registras en una libreta de papel y el efectivo lo guardas en un
mueble, cometes errores que te pueden complicar la vida y la rentabilidad de tu
negocio. Para evitar estas situaciones y otras que se pueden presentar, sigue
los consejos que te damos más adelante, de igual modo, piensa en implementar lo
más pronto posible un software de gestión que te ayuda a realizar esta tarea
operativa mejor y más rápido.
Qué es un cierre de caja
Es un método que se utiliza en los negocios para conocer la entrada y salida de dinero. El objetivo es identificar si el informe de ingresos del empleado coincide con el valor que reporta la caja teniendo en cuenta que a lo largo del día el dinero está de cierta manera expuesto a los clientes, así como, que en el transcurso del día se reciben pagos con diferentes métodos como tarjetas, efectivo, cheques, bonos, sistema de puntos, crédito interno, etc.
¿Qué impide hacer un cierre de caja en tu spa?
Este procedimiento debe hacerse todos los días o de manera parcial según el cambio de turno de los colaboradores del spa y permite controlar la circulación del dinero del centro, conocer si hubo fraudes, robos, pérdidas o descuidos en la contabilidad.
Cuando ha terminado la jornada laboral o incluso un turno y
llega el momento de hacer cierre de caja pueden presentarse varias situaciones
que indican que hay un descuadre de caja e impiden que el cierre se haga de
manera ágil, dentro de ellas están que:
- se contabilice menos dinero del valor que
reporta la caja; - sobre dinero del valor que reporta la caja;
- la cantidad de giftcards o bonos que tienes en
la caja sea distinto al que indica el reporte final; - haya existido un error en la devolución de
dinero a los clientes; - se omitan algunas salidas de dinero para
actividades del spa; - haga falta comprobantes de pago;
- los descuentos que se dieron a los clientes se
hayan registrado de manera incorrecta; - haya robo;
- algunos ingresos que recibió el colaborador se
estén dejando sin contabilizar; - los
medios de pago como tarjetas o cheques tengas valores distintos al de los comprobantes.
Para evitar todos estos errores y que el cierre de caja termine por ser un dolor de cabeza diario o sea una tarea de la que quieres huir, te damos algunos tips si quieres saber cómo aprender hacer un cierre de caja.
Tips para hacer un cierre de caja mucho mejor y más fácil
1. Establece una cantidad de dinero para comenzar la jornada
Nuestro primer consejo es que inicies con un dinero base en el cajón y que antes de abrir el spa verifiques con calma lo que recibes, esto con el objetivo de que al realizar el procedimiento no haya clientes que interrumpan el conteo o peor, que se haga en un momento que afecta el horario de atención de los clientes.
2. Evita sacar dinero de la caja para gestionar otro tipo de cobros
Si tu objetivo es evitar confusiones y problemas a la hora del cierre de la caja, toma dinero para gestionar otro tipo de gastos diferente al de la caja; como por ejemplo, para pagar a un proveedor. Esto hará que durante el cierre todo esté claro y sea más fácil.
3. Controla el riesgo de los descuadres de caja
Toma medidas en cuanto a la administración que te ayudan a controlar el descuadre de cajas del spa; como por ejemplo, el cambio de efectivo a los clientes, el préstamo entre cajeros o incluso los robos. Ten presente que cuando existen malas prácticas administrativas se empieza a crear una cadena que afecta el rendimiento económico del spa.
Si estas practicas han dejado de aplicarse o faltan en tu
spa, aplica los ajustes pertinentes y revisa el proceso de cierre de caja para
hacerlo cada vez mejor.
4. Registra todas las actividades del turno o día
Cada cierre de caja que hagas en el spa debes reportarlo para saber si el dinero y los demás valores corresponden al reporte o si existe alguna diferencia, para ello:
- ingresa fecha y hora;
- registra número de billetes y monedas;
- ingresa número de cheques, bonos o gift cards;
- adjunta los comprobantes de los ingresos del spa
que tuviste en el día; - comprueba que todo haya quedado correctamente.
Solo haciendo este proceso y
practicándolo diariamente podrás controlar los ingresos y egresos de tu spa.
Asimismo, puedes mantener el control y detectar pérdidas que para encontrar una
solución y evitar que estos inconvenientes terminen por impactar negativamente
las finanzas del spa.
Cómo hacer un cierre de caja en tu spa correctamente
Somos seres humanos y por lo mismo es imposible que no cometamos errores, esta es una de las razones por las cuales los cierres de caja a veces presentan errores, los errores humanos. Para disminuir estas fallas y hacerlo correctamente, implementa un software de gestión que te ayude con esta tarea.
Además de evitar fallas en el proceso de
cierre, la información queda registrada en un solo sistema y los procesos como
ventas, inventario y contabilidad se pueden gestionar desde una sola
plataforma.
Cuando haces uso de una herramienta digital en los procesos financieros, optimizas y gestionas mucho más fácil y en menor tiempo, de esta manera puedes dedicarte a tus clientes sin problema alguno.
Si automatizas este proceso mejoras la situación financiera del spa, controlas las entradas y salidas de dinero y tienes más tiempo para plantear objetivos que te ayuden con el crecimiento de tu negocio.
Con BEWE.io lo puedes hacer así:
Genial, ¿verdad? Entonces implementa un software como el de BEWE.io y haz de los cierres de caja toda una experiencia gratificante. Sin duda, será mucho más fácil.
