Administrar la agenda de una clínica puede parecer a simple vista una tarea muy fácil que cualquier profesional o auxiliar podría realizar en una libreta de papel; sin embargo, va más allá de tomar un bolígrafo y escribir el nombre, la fecha y la hora de la cita de tus pacientes pues todo debe estar estratégicamente planeado y organizado para que se cumpla el itinerario del día y por supuesto tus pacientes, quiénes son los más importantes para conseguir el éxito, no deban permanecer por mucho tiempo en sala esperando tu llamado.
Adicional,
llevar una buena administración de la agenda de una clínica será de utilidad
para que conozcas de cerca cuánto has o han hecho los profesionales que
trabajan contigo y por supuesto, para que no dejes pasar por alto algún
pendiente importante a causa de la mala organización del tiempo. Tener una
buena administración de la agenda clínica te ayudará a planificar los turnos y
las actividades de tu centro y por eso queremos darte 8 pasos para ayudarte a llevarla
mucho mejor.
Cómo administrar la agenda de una clínica.
8 pasos...
1. Usa la tecnología
Hoy
en día acceder a herramientas que te ayudan a disminuir el tiempo en tareas
operativas y que te permiten tener un mejor control de tu clínica es mucho más
factible porque están al alcance de todos. Un software de gestión y
marketing es perfecto para gestionar la agenda desde la nube de manera
inteligente y para poner recordatorios de pendientes o actividades importantes
por hacer en tu día.
2. Usa colores
Nada
mejor que utilizar colores para destacar o diferenciar las actividades que
tienes en tu jornada laboral, esto te permitirá estar más alerta de
cosas como: pacientes que han cancelado a último momento, las citas que has
atendido, o las que tienes durante la semana. Utiliza los colores de tu
preferencia y configúrala según tus necesidades, sin duda el software de
gestión que uses te permitirá ajustar la agenda de tu clínica con los colores
que quieres.
3. Define tus prioridades
Entender
qué actividades debes realizar primero o cuáles son más importantes que otras te
ayudará a planificar tu día mejor para que no sientas que te hizo falta tiempo
para cumplirlas todas, para ello te aconsejamos dividirlas en tres tipos:
Actividades de rutina:
define cuáles son las tareas que forman parte de tu día y para las cuales necesitas tiempo de tu jornada laboral; por ejemplo, el cierre de caja.
Actividades menos importantes:
pueden ser las actividades que puedes tener en lista de espera pues no son de vital importancia como leer algún artículo sobre los avances o las tendencias de tu segmento de mercado.
Actividades muy importantes:
corresponden a las tareas que deben hacer parte de tu día y que no se pueden dejar de lado como las citas que tienes con tus pacientes.
4. Asigna un poco más del tiempo estimado para tus citas
Si has estipulado veinte minutos para cada cita de tus pacientes, asigna quizá diez minutos más para atenderlos siempre con calma y sin apresurarte, de esta manera ellos sentirán que dedicas el tiempo que requieren en lugar de que corres y quieres salir del paso. Esto te servirá además, para que, si por algún motivo tu paciente tuvo un retraso des un tiempo para atenderlo sin que tengas que correr la hora de los otros pacientes y afecte tu día laboral.
5. Construye líneas de trabajo
Seguramente debes llevar algún tipo de seguimiento con tus pacientes para evidenciar su evolución y si el tratamiento que estás empleando va de manera correcta, para ello delimita fechas en las que consideras que vas a tener los resultados esperados con el objetivo de trabajar en pro de estos y apóyate en las historias clínicas de tus pacientes.
6. Deja espacios libres
Te
aconsejamos no llenar tus días únicamente con citas y dejar algún espacio en el
día para atender cosas que surjan de manera espontánea en el día o que hacen
parte de la rutina como mencionamos anteriormente.
7. Agrupa las tareas
Una
de las cosas más útiles para tu labor diaria que te funcionarán para
administrar la agenda de una clínica es que agrupes las tareas similares para
que no pierdas el ritmo de trabajo o nivel de concentración y el tiempo sea mucho más eficiente,
quizá si tienes que organizar alguna sala o archivos es importante que te
dediques a hacerlo sin interrupciones de otro tipo o por ejemplo la revisión de
la contabilidad de tu clínica.
8. Saca un tiempo de tu día para revisar y actualizar la agenda de tu consultorio clínico
Es
importante que dentro de tu día saques un poco de tu tiempo para hacer un
seguimiento de la agenda de citas de tu clínica que te permita revisar si estás
cumpliendo con las metas y tareas propuestas. Lo más importante es que hagas de este paso un hábito
diario que te ayude con el cumplimiento de las metas de tu clínica.
Para
administrar la agenda de una clínica ten en cuenta además que:
- Tus pacientes deben ser
atendidos en el horario que has establecido para sus citas pues esto será
correspondiente a un servicio de calidad que te ayudará a fidelizarlos. - Es válido confirmar con
anticipación la asistencia de tus pacientes a sus citas. - Para evitar huecos en la agenda de una
clínica te aconsejamos llenarla de principio a fin del día para que no tengas
tantas horas muertas. - Es importante preparar los
instrumentos y equipamiento necesario con anterioridad para atender a tus
pacientes sin interrupciones porque algo se te olvidó.
Administrar la agenda de una clínica de manera adecuada siempre te ayudará a ofrecer un servicio de calidad que dejará a tus pacientes satisfechos y que te ahorrará desgastes en la planeación y cumplimiento de tu clínica. Si quieres conocer cómo puedes administrar la agenda de tu clínica con Bewe Software de gestión y marketing, haz clic aquí.
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