Un sistema de contabilidad es indispensable para pequeños y grandes gimnasios; sin embargo, es importante que pienses en diferentes factores antes de contratar uno. En este artículo te contamos cuáles son las principales características que debe tener un sistema de contabilidad que te permita tener al día toda la información financiera de tu gimnasio; sin embargo, ten presente que nunca podrás prescindir de la persona que lleva tu contabilidad, pues será el encargado de demostrarle a la Hacienda de tu país cuál es el comportamiento tributario de tu negocio.
Contabilidad en Excel
Siempre es una buena solución cuando se trata de pequeños negocios, pero se limita, justamente a negocios que se van a quedar pequeños.
Todos los negocios tienen vida útil. Si estimas una duración corta de tu negocio, un sistema de contabilidad en Excel puede funcionar perfectamente para ti, pero si tu visión institucional está proyectada a más de un año, Excel será insuficiente para suplir las necesidades de tu contador, las tuyas y las de tu negocio.
Otra de las ventajas de utilizar un sistema de Excel en tu negocio es la facilidad de acceso a información sobre cómo usarlo; por ejemplo, en este video aprendes cómo llevar la contabilidad en Excel.
Pero también puede ser insuficiente, especialmente cuando se trata de analizar tu gimnasio en conjunto con otros procesos.
Ahorra espacio
Si tienes un gimnasio pequeño, será importante que optimices tu espacio y documentación como facturas o los libros contables implican un lugar específico de almacenamiento, por esto te recomendamos que la contabilidad que lleves sea digital.
Aunque parezca increíble, Excel puede resultarte obsoleto, pues en algunos casos deberás imprimir comprobantes contables y otro tipo de información financiera para poder analizarla en su conjunto; en estos casos te resulta útil utilizar un software administrativo más que un software de procesamiento de datos, pues además de ahorrarte espacio es útil para entender gráficamente cómo va tu negocio.
Sistema de cobros y caja
Llevar la contabilidad, por supuesto y entre muchas otras cosas, va de la mano con lo que vendes, lo que inviertes y lo que te deben; en ese caso es importante que tengas un sistema que te ayude a controlar varias áreas de tu centro. Algunas de las ventajas de un sistema de cobros para tu gimnasio o tu centro de fitness son:
- Puedes facturar rápidamente
- Dejas de lado la factura de papel
- Ofreces a tus clientes una mejor experiencia, gracias a los diferentes sistemas de pago: efectivo, crédito, débito, etc.
- Lo más importante de un sistema de cobros y caja es la facilidad que te da de integrar todas las operaciones de tu negocio con tu contabilidad y esto es necesario si te proyectas con un negocio escalable.
Tener varias sedes te demandará tener un orden exhaustivo de todo lo que vendes, incluso si empiezas con un gimnasio muy pequeño, pues ese control repercute en tu crecimiento cuando tu centro de fitness adquiera más socios y escale exponencialmente.
Control de accesos
Saber quién te debe también es indispensable para saber qué cartera debes recuperar, así que tu contabilidad se complejiza cuando piensas en registrar los cobros futuros más la recuperación de la mora, así que será importante que controles cuáles de tus socios deben pagarte.
Controlar el acceso de tus alumnos a tu centro de fitness te permitirá limitar accesos cuando haya morosidades que te impidan cumplir tu plan de negocio; sin embargo, el control de las moras va más allá de anotar quién te debe y en ámbitos contables resultaría engorroso para la persona que lleva tu contabilidad desconocer detalles como el monto exacto, días de mora, fecha de mora, plan de tu socio, entre otros. Lee aquí nuestro artículo sobre: cómo controlar el acceso de tus socios a tu centro de fitness o gimnasio.
Un software de gestión y marketing te ayudará, no solo a tener registro exacto de quién te debe, sino también a emprender acciones que te permitan disminuir la morosidad de una manera estratégica.
La influencia del marketing de fidelización en tu contabilidad.
Será importante que mantengas un marketing de fidelización que te permita ayudarles a tus clientes a tener conciencia de la importancia de manejar rutinas deportivas. En ese caso, un sistema de marketing de fidelización te ayudará a mantenerte cerca de tus alumnos o socios; por eso consultamos a los expertos del marketing de fidelización. Aquí puedes leer el artículo completo en el que están algunos consejos útiles para tu gimnasio.
¿Qué tipo de sistema contable necesitas?
Es indispensable pensar qué tan grande es tu centro de fitness y hacia dónde quieres ir. Claro que debes crecer, pero también es entendible que, en muchos casos, el presupuesto de los pequeños centros de fitness es reducido; sin embargo, la contabilidad, junto a la experiencia de tus usuarios es lo más importante para que tu negocio prospere, pues el 70 % de las empresas quiebran en sus primeros cinco años, debido a una mala organización o por falta de posicionamiento en el mercado, por esto las acciones de marketing son indispensables para conseguir nuevos clientes. Revisa aquí nuestro artículo: Marketing para gimnasios
No hace falta que contrates un gran sistema para gimnasios. Existen soluciones que te permiten tener en orden tu contabilidad sin pagar mucho dinero. Hay de suscripción mensual o anual, pero sobre todo, un software como Bewe te ayuda a tener control de todas las áreas de tu negocio: acceso con reconocimiento facial, control de tu inventario, sistema de cobros que se sincroniza con tu contabilidad, entre muchas otras ventajas.
Los sistemas muy robustos son innecesarios cuando de contabilidad se trata; es preferible que emplees un sistema que no implique el manejo de normas internacionales como las NIIF u otros valores que te desenfocan del interés de tu negocio. Entre otras cosas, los grandes software contables implican grandes cantidades de dinero y su misma robustez te obligan a manejar conceptos contables que quizá desconoces; además, son empleados para todo tipo de negocios por lo que pueden dejar descubiertas ciertas áreas que debes tener bajo control.
En contraposición, hay sistemas como Bewe. Nosotros sabemos cuáles son las necesidades de los centros de fitness y nuestro sistema está diseñado para suplirlas, sin importar si es grande o pequeño. Te invitamos a que revises una demo y veas por qué es útil para llevar tu contabilidad y para tener una buena gestión que te permita escalar y cumplir tu business plan.
Enjoy your Business.
