Sin importar el tipo de centro deportivo que tengas, los programas contables para gimnasios son, sin duda alguna, la mejor forma para crecer de ordenada y fácilmente. Puedes utilizar múltiples alternativas para llevar la contabilidad, bien sea por métodos tradicionales o con un programa contable. Puedes optar por dos caminos: hacerlo fácil o hacerlo difícil, depende de qué tanto tiempo tengas para invertir al ámbito financiero de tu centro de fitness
Así puedes llevar la contabilidad de tu gimnasio
Es indispensable tener control de registros, gastos y saber en qué invertir; ahora es necesario que pienses de qué manera puedes llevar tu contabilidad; sin embargo, para conseguir resultados financieros que te permitan tomar las decisiones que necesitas para crecer debes tener en cuenta la siguiente fórmula:
Es utópico pensar en un resultado que se logre en poco tiempo, sea barato y de la mejor calidad; debes sacrificar alguna de las características anteriores cuando quieres lograr un resultado, por eso es importante que analices tus capacidades antes de optar por la forma correcta de llevar la contabilidad en tu centro de fitness.
- Si es rápido y bueno, es caro.
- Si es bueno y barato, se demora.
- Si es barato y rápido, será de baja calidad.
Nuestra principal recomendación a la hora de tomar decisiones es que ahorres la mayor cantidad de tiempo como te sea posible, pues la calidad y el dinero pueden recuperarse, pero el tiempo es el único recurso que no podrás recuperar.
Evalúa en el mercado cuáles son los programas contables que te pueden generar mayor rentabilidad, pero revisa siempre todos los beneficios de integrar la contabilidad con otras áreas de tu gimnasio.
Sistema de Excel para llevar la contabilidad
Aunque esté sistematizado, un archivo de Excel con tu contabilidad resulta obsoleto, pues debes hacer demasiadas tareas operativas para tenerlo al día y eso puede retrasar la operación de tu negocio; además, la probabilidad de perder tu información es demasiado alta, pues hay muchísimos factores que pueden limitarte a la hora de tener copias de respaldo de tu información.
Sistemas contables de instalación local
Muy similar a tener archivos de Excel, pero con algunas otras funcionalidades, los sistemas contables te permiten tener en tu computador la operación financiera sin necesidad de operaciones mecánicas; sin embargo, esta opción también puede ser desfavorable a la hora de trasladarte de lugar, pues el sistema está instalado en un computador y podría resultarte engorroso viajar con tu computador, transitar de la casa al gimnasio, asistir a reuniones, entre otras situaciones que llevas a cabo diariamente.
Desventajas de los sistemas contables de descarga
También existen desventajas adicionales de este tipo de sistemas, a pesar de que encuentres opciones gratuitas:
- El soporte es limitado, pues necesitarás de la ayuda de un técnico o de cualquier profesional que domine el sistema para ir hasta el lugar en el que tienes tu computador y realizar los ajustes o el mantenimiento necesario.
- Los precios por asesorías también pueden incrementarse tangencialmente a medida que necesitas configurar o añadir nueva información, pues al estar limitado por la instalación local, necesitarás que un técnico acuda a ti cuando lo necesites. La asistencia remota es difícil, así como también las asesorías telefónicas o por Internet.
- La actualización también es una de las dificultades que puedes llegar a tener, porque tu sistema quedará obsoleto luego de que las exigencias del mercado avancen. Para actualizar el sistema contable de tu negocio será necesario instalar las nuevas versiones y migrar la información siempre que haya nuevas funcionalidades o novedades en el software.
- Las Demandas de la Hacienda de tu país cambian constantemente y es difícil tener un sistema de alojamiento local que no esté actualizándose de acuerdo con los requisitos legales que tu gimnasio debe cumplir.
Los métodos tecnológicos para sistematizar tu contabilidad
Gran parte de la población a recibido información contable de algún tipo, por algún medio y aún así, asimilar y aprender conceptos contables resulta engorroso para muchos directores de gimnasios, por eso nuestra segunda opción es un software contable, que te brinda beneficios enfocados a la eficiencia en el manejo de tu empresa; es decir que es bueno y rápido, pero deberás pagar dinero por utilizarlo, aunque sean mayores los beneficios que obtengas en comparación a la inversión. Bewe te ofrece una opción muy rentable que te ayudará a hacer crecer de forma ordenada tu gimnasio. Déjanos tus datos aquí si quieres conocer más sobre Bewe.io
Software administrativo y de marketing para gimnasios
Es probable que luego de investigar, notes que encontrar un software contable fácil de manejar pueda ser un poco difícil; sin embargo, las soluciones del mercado suelen ser amigables en su manejo y por eso, más allá de fijarte en qué tan fácil sea operarlo, te sugerimos hacer un istado de los siguientes aspectos a la hora de optar por un sistema de software para centros de entrenamiento fitness.
1. Identifica tus necesidades
Analiza qué funcionalidades, además del sistema contable, te resultarán útiles a la hora de llevar el control financiero de tu negocio, a continuación te listamos solo 10 opciones que podrías vincular en un solo software:
- inventario vinculado a cajas y cobros;
- cajas vinculadas a sistema contable;
- sistema contable vinculado a cartera y abonos;
- cartera vinculado a notificaciones para recuperación de moras;
- notificaciones vinculadas a sistema de fidelización de clientes;
- fidelización de clientes vinculado a agenda;
- agenda vinculada a Facebook o a tu propia App para reservas en línea;
- reservas en línea vinculadas a listas de espera;
- listas de espera vinculadas a agenda online, y
- agenda online vinculada a recordatorios de entrenamientos.
Finalmente te recomendamos que a la hora de escoger la mejor opción para sistematizar tus finanzas, te preguntes:
- ¿Qué tan fácil es recuperar tu información en caso de que la pierdas?
- ¿Qué costos adicionales acarrea el software?
- ¿Qué soporte vas a recibir cuando utilices el programa, en su configuración, puesta en marcha o en el resto de necesidades?
- ¿Casos de éxito del software para gimnasios que elegiste que se parezcan a tu centro deportivo?
- ¿Qué tantas recomendaciones tienen en sus redes sociales?
Finalmente, te recomendamos asumir una actitud realista frente a la la rapidez con la que crece tu negocio y que le preguntes a la persona encargada de llevar tu proceso de venta qué tanto puede ayudarte durante tu crecimiento, pues un software contable puede limitarte al momento de poner otra sede en tu cadena de gimnasios o si tu número de clientes aumenta, por eso nuestra recomendación es que revises qué tanto puede acompañarte en el momento de escalar tu centro deportivo.
