Llevar el control de horario de los empleados de tu clínica de fisioterapia te permite tener el control de lo que pasa, ofrecer una buena experiencia a tus clientes y mejorar la rentabilidad. Encuentra tips en este blog post para hacerlo.
El control de horario de los empleados permite que todo el equipo de tu clínica de fisioterapia esté organizado con respecto a sus turnos y prepare con anticipación toda las sesiones de los pacientes. Para poder llevar a cabo esta tarea correctamente es necesario trabajes de la mano de la gestión de agendas de un software.
Piensa en que la distribución de las horas de trabajo y
citas del mes afectará de manera directa a la productividad de cada uno de los
fisioterapeutas, la rentabilidad de tu clínica y la calidad del servicio de
cada paciente.
Desventajas de perder el control de horario de empleados
Cuando llevas el horario de tus colaboradores desordenado
cometes varios errores como:
- puedes agendar dos citas para un solo profesional al mismo tiempo;
- generas molestias a tus pacientes cada vez que tienen que estar mucho tiempo en la sala de espera al haber planeado mal la agenda;
- pierdes clientes;
- disminuyes las ganancias de tu clínica, y
- tienes un equipo desorganizado.
Tips para organizar correctamente el horario de los empleados de tu clínica de fisioterapia
Aunque quizá una agenda de papel o incluso una tabla de Excel podría ser tu herramienta de trabajo para gestionar los turnos de los profesionales, nuestra recomendación es que implementes un sistema de gestión, sin duda alguna, te ayuda a evitar errores humanos como el agendamiento de dos pacientes al mismo tiempo, y permite poner por ejemplo; recordatorios para el día, entre muchas más funciones.
Para ayudarte a gestionar la agenda de tu clínica tenemos
cinco tips que pueden serte muy útiles.
Establece horarios semanales con anticipación
Es importante que antes de agendar citas, consultes con los integrantes del equipo su disponibilidad para la semana, quizá puede que alguno necesite ausentarse por algún compromiso familiar o de salud. Conociendo esto sabrás que debes evitar una cita en ese horario para que tus clientes no deban ser atendidos por otro especialista o peor aún que tengan que reprogramar a causa de la mala organización.
Luego de conocer la disponibilidad de todos los profesionales, crea los diferentes turnos de trabajo con los tiempos establecidos para cada tipo de servicio y con base en los turnos y necesidades de los pacientes.
Recuerda que en el sistema de gestión puedes configurar el
tiempo de cada cita dependiendo de la especialidad, a lo mejor, una terapia
para rehabilitación de cadera es diferente a la de una fractura de mano.
Una vez has definido todo el plan semanal, dáselo a conocer
a todo el equipo de trabajo para que conozcan su rutina con anterioridad y como
siempre, ofrezcan servicios de calidad.
Ofrece diferentes turnos para que el horario de la clínica sea lo más amplio posible y cumpla con las necesidades de los pacientes
Cuando manejas diferentes horarios para los colaboradores puedes tener en pleno funcionamiento la clínica durante toda la jornada. Piensa en que tener la clínica cerrada en horas de almuerzo o solo habilitar un horario comercial podría hacerte perder clientes y por lo mismo, dinero. Cuando organizas a los profesionales por turnos tu negocio tiene un horario más amplio, esto seguramente te ayuda a captar más clientes y a facilitar la vida de ellos. Piensa en que muchas personas tienen una rutina diaria y a lo mejor acercarse hasta tu clínica solo cuando tú has decidido abrirla les queda imposible y deben irse con tu competencia.
Establece el horario y turnos con base en las especialidades de los profesionales
Con el objetivo de que siempre haya un especialista que pueda atender necesidades específicas de tus pacientes reparte turnos según las habilidades de cada profesional. De nada servirá que, si tienes tres especialistas de lo mismo todos estén presentes en el mismo turno sin nada que hacer y que en otra hora del día sí sea necesario para alguna persona pero ninguno esté disponible o ya se hayan ausentado.
Crea un sistema de control de presencia
Si quieres optimizar la distribución de los turnos y validar que todos se cumplen a cabalidad puedes implementar una estrategia como esta. Lo que debes de hacer como administrador de la clínica de fisioterapia es revisar al inicio y fin de cada turno laboral, lo mejor es que con el software de gestión puedes hacerlo sin necesidad de estar 24/7 en el centro.
Con el registro del estado de las citas puedes revisar en
qué estado están y si el plan se ha ejecutado según el plan establecido.
Ofrece turnos flexibles para los colaboradores
Seguramente será mucho más fácil si cuentas con turnos para tu equipo de trabajo tanto para ti, como para ellos. Puede que quizá alguno de los colaboradores necesite un permiso y para ofrecerle alternativas solo debes acomodarlo en el turno que más se ajuste. Lo único que deberán hacer es hablarlo con anterioridad y listo. Con la agenda del software podrás hacer cambios cuantas veces lo necesites y sin ningún problema. Recuerda que facilitar la vida de los profesionales también hará que se sientan a gusto en su trabajo y esto se verá reflejado en el tipo de servicio que ofrecen a sus pacientes. Un empleado feliz hace felices a sus clientes.
Siguiendo nuestros consejos te darás cuenta que es mucho más fácil llevar el control de horario de empleados y más si cuentas con un software de gestión te ayuda a agendar citas fácil y rápido. Este control es vital para que optimices las organización de tareas de tu clínica y también para mejorar la atención que ofreces a los pacientes, piensa en que de nada sirve contar con excelentes profesionales que están en constante preparación, si tus pacientes se quejan porque el horario de las citas jamás se cumple. Una buena planificación te llevará a tener clientes felices y esto a tener las ganancias que necesitas.
