Por qué una plantilla de Excel para salones de belleza es insuficiente

Las plantillas de Excel para salón de belleza son
una solución de primer nivel que podría funcionarte bien para llevar el control
del stock y la caja de tu centro, aunque como herramienta es efectiva, a medida
de que tu negocio vaya creciendo, podría por ser insuficiente y traerte quizá
dolores de cabeza. ¿Qué hacer entonces? Nuestro consejo es que implementes un
software de gestión.

Como emprendedor seguramente ya estás decidido y sabes cómo iniciar un salón de belleza, tienes el conocimiento, eres reconocido en el mercado y has hecho tus propios clientes; sin embargo, cuando todo esté en marcha no bastará únicamente con que seas bueno en lo que haces, también será necesario que sepas llevar la gestión de tu salón de belleza correctamente.

Esto implica saber cómo contratar al personal; determinar el sistema de pago de tus colaboradores; cuándo y cómo comprar los insumos necesarios tanto para la venta, como para el uso en los servicios; recibir el pago de tus clientes sin importar el método, hacer cierres de caja diariamente; entre otras funciones.

Sabemos que todo esto representa un desafío y más
con todo lo que hay que hacer a diario en un salón de belleza, por eso, es muy
importante tener claros los números y llevar un buen control con una
herramienta que sea dinámica y fácil de usar; de esto dependerá que la gestión
financiera sea todo un éxito.

¿Por qué llevar el control de los cobros y caja de tu salón de belleza?

Cuando tienes tu propio salón de belleza es vital llevar un control de todo el dinero, de esta manera  puedes plantearte objetivos y sabes en qué debes invertir, de ahí la importancia de hacer el plan económico por medio del cual puedes:

1. trazarte objetivos claros y concisos
   para tu salón de belleza,
2. visualizar mediante gráficas el estado
   de tu negocio,
3. tener el control del centro,
4. identificar oportunidades de mejora y
   debilidades,
5. conocer información sobre el ticket
   medio de cada tipo de servicios que ofreces en tu salón y
6. crear un plan o una hoja de ruta.

Qué debes tener en cuenta respecto a los cobros y caja de tu salón de belleza

Si todavía estás usando plantillas de Excel para la
gestión de tu salón de belleza, es importante que mientras decides pasarte al
software de gestión valides si las diferentes hojas con las que trabajas te
permiten conocer:

• costos fijos,
• costos variables,
• costos de producción,
• costo de los servicios,
• porcentajes de facturación por
  servicio y
• punto de equilibrio de tu salón.

¿Para qué te puede servir una plantilla de Excel?

Aunque nuestro consejo es que digitalices tu salón de belleza y contrates un software de gestión, las plantillas de Excel son apropiadas solo mientras estás comenzando y te decides por el sistema de gestión más apropiado. Estas plantillas te ayudarán a:

1. Organizar el stock

Registrar el stock de tu salón de belleza es imprescindible, mediante una plantilla puedes hacer un registro básico de los productos que entran y salen e incluso tener en una hoja diferente, el listado de todos los productos que usas y vendes en el negocio.

2. Organizar los proveedores

Dentro de las hojas de Excel podrías tener un listado de los proveedores con los que trabajas, sus datos de contacto y los productos que te suministran. Así en lugar de revisar el tarjetero para encontrar el contacto de alguno, puedes abrir el archivo y revisar la información para hacer tu solicitud.

3. Registrar información de tus colaboradores

La plantilla de Excel te será útil para registrar información relacionada con horarios de trabajo, vacaciones, y datos de tus trabajadores. Toda esta información la podrás registrar en una hoja y como hemos mencionado, a lo mejor crear posibles fórmulas para detectar algún error como un doble agendamiento a la misma hora.

4. Registrar el cobro de los servicios

Seguramente una plantilla bien diseñada y formulada te servirá para anotar los ingresos de cada servicio, deberás validar qué tan apropiada es para los diferentes métodos de pago de cada cliente como efectivo, cheque, bonos o tarjetas. Si por ahora llevas haces el cobro solo con dinero efectivo, es posible que la plantilla sea muy práctica; sin embargo hay que evaluar si este sistema se ajusta a las necesidades de tus clientes y si un solo método de pago te ayudará a crecer tu salón de belleza.

¿Cuáles son las desventajas de llevar la información en una plantilla de Excel?

Aunque como mencionamos anteriormente, una plantilla
de Excel para gestionar los cobros y llevar un registro de lo que entra y sale
de tu caja podría ser útil, debes tener presente que al hacerlo solo en una
herramienta como estas, podrías tener complicaciones en el futuro.

• Algunas de las plantillas completas para la gestión de tu salón de belleza tienen algún costo, así que si estás planeando ahorrarte algún dinero, las plantillas irían por el otro camino contrario de tu objetivo.
• Si manejas un Excel y la información queda registrada solo en tu computador, pierdes el acceso desde cualquier lugar y momento a los datos de tu salón de belleza.
• Al descargar plantillas que ya vienen formuladas, solo deberás reemplazar la información, el problema está en que, si por error borras o eliminas alguna y tu conocimiento en Excel es insuficiente no podrás seguir usándolas.
• Si por algún inconveniente tu computador presenta fallas y deja de funcionar, tendrás que dar por perdida la información de tu salón de belleza.
• Puede que tu Excel no se vea tan llamativo o visualmente claro como quizá un software de gestión, esto lo único que causará en ti será aburrimiento y pocas ganas de añadir información pues solo ves un montón de celdas con cifras y más cifras.

¿Por qué tener un software de gestión para llevar el control de la caja y el stock de tu negocio?

Como hemos insistido durante todo el artículo, las plantillas de Excel para salón de belleza podrían ser una herramienta útil pero no por mucho tiempo, por esta razón es importante que implementes un software de gestión que te ayude a tener el control de los cobros, la caja y el stock de tu negocio. Por medio de este podrás:

• Contar con un sistema de cobros TPV: cuando tienes un sistema terminal Punto de Venta (TPV) puedes efectuar cobros por medio de efectivo, tarjeta, cheque, bonos o incluso cobros mixtos, es decir, una parte en efectivo y otra en tarjeta que quizá no puedes hacer de la misma manera en una plantilla de Excel.

• Tickets de compra, caja y gastos: al terminar un servicio y cobrarlo puedes entregar tickets de compra a tus clientes o incluso enviar por e-mail. Adicional, con un software de gestión puedes descargar gastos de facturación diarios, mensuales o anuales. Con un sistema como este puedes cobrar diferentes cajas, gestionar deudas, gastos fijos y periódicos.

• Sueldos y comisiones: al registrar los sueldos y comisiones de tus empelados en el sistema de gestión, será mucho más fácil calcular los sueldos y comisiones de tus colaboradores, de esta manera puedes hacer las cuentas rápido y sin errores.

Además de toda esta gestión, cuando implementas un software de gestión es posible tener tu propia aplicación móvil, activar el botón de reservas en Facebook, tener una pagina web, fidelizar y atraer nuevos clientes, tener historiales y fichas de clientes, tener informes de la gestión de tu salón de belleza, entre muchas más cosas.

¿Cuál software de gestión utilizar y como llevar el control de cobros y caja de tu salón de belleza? Nuestra recomendación es BEWE.io, descarga una prueba gratis aquí y para conocer un poco más, mira este video.