Un planificador mensual online es primordial a la hora de
organizar la agenda de tus colaboradores y de tu centro de estética. Piensa que
planear siempre es positivo porque permite planear las tareas diarias y ganar
mucho más tiempo al distribuirlo mejor, esto influye directamente en las
ganancias de tu centro de estética.
Contar con un planificador hace que cumplas los objetivos y todos los empleados hagan un trabajo eficiente, si con anterioridad conocen que clientes van a tener, es posible preparar los recursos necesarios para cada procedimiento, incluso detectar si hace falta algún insumo o equipo para la sesión. Piensa en que a ningún paciente le gusta que se le deje en sala de espera mucho tiempo porque todas las camillas están ocupadas por la falta de planificación, esto hará que posiblemente un usuario nuevo quiera irse con la competencia y pierdas dinero.
Si aún trabajas con un una agenda de papel es hora de comenzar a tecnificar tu centro, seguramente y sin notarlo, pierdes tiempo planificando más de una vez y gestionando todo lo que te va llegando de momento a la cabeza. Decídete por implementar una herramienta que te permita organizar todo de manera intuitiva y que sea lo más completa posible, para eso ya existen los software de gestión que permiten llevar la gestión de agendas y lo mejor desde la nube.
¿Cómo saber si es el momento de utilizar un planificador mensual online?
Si hasta ahora estás empezando tu negocio o solo llevas la gestión de la agenda del centro de estética en una libreta de papel, es momento de cambiarte a lo digital. Esto te permitirá prever posibles riesgos, llevar rutinas adecuadas, establecer el horario de tus empleados o incluso hacer un posible cálculo de los ingresos del mes para detectar si vas por buen camino o necesitas diseñar alguna estrategia que incremente el número de citas de tu estética.
Asimismo, puedes hacer una planeación mensual y plantear objetivos de manera global para dividirlos por semanas o resolver los contratiempos sin causar molestias a tus pacientes, quizá si alguna máquina se dañó y visualizas que dentro de quince días tienes un procedimiento en el que se requiere su utilización, ya sabes que tienes esos días para mandar a repararla y ofrecer el servicio sin necesidad de reprogramar la cita. Nada mejor que resolver las necesidades de tus clientes en el momento oportuno.
Si has tenido contratiempos porque la persona encargada de agendar las citas a cometido un error y han quedado dos pacientes en el mismo horario, los equipos y herramientas que necesitan para la sesión están ocupados por otro profesional, desconoces qué citas se han reservado, cuáles se cancelaron, cuáles ya cobraste, o pasas por alto pendientes del día como una reunión con algún proveedor, ha llegado el momento de que lleves la gestión de agenda con un planificador mensual online.
Qué debe tener un planificador mensual online
Si tienes un poco de miedo porque desconoces
qué debería ofrecerte un planificador de agenda o el software de gestión que
quieres implementar en tu estética, estas son las herramientas con las que debe
contar:
1. Calendario por día, semana o recursos:
Aunque parece lógico puede que te encuentres
con alguna herramienta que no te ofrecen la visualización completa, a lo mejor
solo te permiten ver el día y agendar pero no, revisar el cronograma por cada
profesional o aparatos que necesitas; de nada te servirá que te muestre solo la
hora de la cita si el nombre del cliente, los equipos que necesitas o el
profesional que lo atenderá no se ven reflejados.
2. Organización y prioridad de las citas por colores:
La idea es invertir el menor tiempo posible gestionando las citas y para ello la agenda online debe ser funcional, por medio de esta necesitas asignar colores para saber qué citas están reservadas, que citas fueron tomadas online, cuáles ya cobraste o si alguna fue cancelada, si esta funcionalidad hace falta perderás tiempo tratando de entender qué cita corresponde a qué caso.
3. Registro de anotaciones:
Los recordatorios son claves para que todos los pendientes del día los resuelvas, cuando tienes la posibilidad de tener un planificador en tu estética que te indica si debes pedir insumos o si; por ejemplo, es el día de hacer una reunión mensual con tu equipo, jamás volverás a olvidar las cosas y sobre todo, tus objetivos se cumplirán en el tiempo correcto.
4. Bloqueo de horas para cuando es complicado atender:
Si muchos de tus clientes reservan online en la misma hora, o quizá en uno de los horarios en los que por alguna razón tu equipo esta ausente entra una reserva el sistema de agendas es incorrecto. Lo que necesitas es que tu agenda bloquee esos espacios de manera automática, así como que sincronice las reservas online con las que haces desde tu centro de estética.
5. Planificación intuitiva:
Aunque un planificador mensual online puede ser robusto y ofrecerte muchas herramientas, es importante que sea intuitivo y fácil de usar, para que pagar por algo que ni sabes usar, por eso, para decidirte por una, valida que sea llamativa, clara y de fácil uso para todos los colaboradores de tu estética.
6. Cambios cuántas veces sea necesario:
Una de las situaciones que se puede presentar en tu negocio es que los clientes cancelen o quieran tomar una cita a último momento porque cambiaron algo de su día y es vital que tu agenda online permita hacer los cambios que necesites sin restricción alguna. También es importante que estos ajustes se puedan hacer incluso sin necesidad de estar en la estética y a cualquier hora pues precisamente esta es la idea de tecnificar tu negocio, hacer todo mucho más fácil, en cualquier momento y desde un dispositivo con acceso a Internet.
Un planificador mensual online es una herramienta útil para llevar la gestión y organizar la agenda de tu centro de estética mucho mejor como lo pudiste ver porque optimiza tiempo y procesos operativos. Nuestra recomendación es que pruebes la agenda de BEWE.io y comiences a tecnificar tu centro.
