Implementación de un sistema de gestión en academias

La implementación de un sistema de gestión de calidad es un proceso sencillo que requiere de una buena elección si buscas que tu academia de baile, dojo, música, entre otras, cumpla los desafíos y retos que el mercado y la competencia exige.

Cuando decides comenzar con la implementación del
sistema de gestión es porque tienes claro que quieres que tu academia cumpla
con el objetivo de mejorar tanto la calidad de los servicios que ofreces, como
la de los productos, en caso de que los vendas, así como que quieres que tus
clientes estén más satisfechos.

¿Qué retos debes superar si quieres implementar un software de gestión en tu academia?

Si has decidido que tu academia necesita de una gestión mucho más tecnificada y de la mano de las herramientas tecnológicas y tanto tú, como tus colaboradores realizan su trabajo manualmente, puede que existan ciertas dudas, mitos o resistencias por parte del equipo y ante esto, debes saber cómo actuar, lo mejor siempre es tomar decisiones con base en objetivos, recursos y haciendo visible los beneficios que tiene digitalizar la academia, ten presente que antes puedes enfrentarte a algunos retos.

Planificación segura

Aunque podría parecer lógico, implementar un sistema en tu academia requiere de planificación pues si lo dejas de lado, podrías cometer un error. Dentro de esto deberás tener en cuenta los objetivos que tienes para tu academia, el tiempo que tienes para cumplirlos y los recursos y conocimientos que vas a necesitar para que fluya el proceso de la implementación. Ter en cuenta todo esto hará que todo sea un éxito.

Diferentes opiniones

Si seguramente la academia fue creada con diferentes socios, la decisión de implementar un sistema de gestión dependerá de las opiniones de todos y es allí donde te puedes enfrentar  a un desafío, que todos los socios estén de acuerdo. Lo importante es que antes de quizá entrar en conflictos, todos se decidan por un software que cumpla con las necesidades del negocio.

Participación de los colaboradores

Si has llevado la gestión de tu academia de manera
manual y ahora te has decidido por implementar un software, es vital que
cuentes con la opinión de tus colaboradores y promuevas su participación con el
programa, aunque algunos puedan sentirse preocupados al desconocer cómo
utilizarlo, debes mostrarles las ventajas que traerá para su labor diaria.
Involucra a tus empleados en el proceso.

Liderazgo por parte de la parte administrativa de tu academia

Debes asegurarte que la parte administrativa de tu academia comprenda cuáles son los requisitos para la implementación  y reflejen a sus colaboradores todas las ventajas que tendrá un software para academias, esta seguridad  se transmitirá a todo el equipo quien comenzará a notar los bueno de tecnificar los negocios.

Rumores y molestias en los empleados            

Implementar un sistema de gestión no implica que haya una reducción en el número de empleados de la academia y puede que esto lo piensen tus instructores o maestros, hazles saber que por el contrario un sistema facilitará su trabajo y por eso han llegado a esa decisión.

Beneficios que tiene la implementación de un software de gestión en academias

• Mejora procesos de la academia: cuando implementas un software las actividades comienzan  a hacerse por medio de estándares que aseguran que todo se haga de manera óptima; por ejemplo, llevar la contabilidad.
• Satisface las necesidades de los clientes: uno de los principales objetivos de un sistema es cumplir con las necesidades tus clientes y mejorar su experiencia, la implementación precisamente busca esto, un ejemplo de ello es el sistema de reservas en línea que permite a los alumnos tomar sus citas desde el lugar y momento que prefieran sin necesidad de esperar tiempo en una línea telefónica.
• Diferenciación frente a la competencia: una academia que cuente con un sistema de gestión se diferencia de su competencia en muchos aspectos, ofrece una negocio mucho más profesional, transmite mayor seguridad a los clientes, reduce tiempo en labores operativas y tiene un mejor control de lo que pasa dentro y fuera de la academia.
• Adquisición de nuevos clientes: sin duda alguna pasar de la gestión manual a la digital hace que captes nuevos clientes, tienes muchas más herramientas para atraer usuarios, como por ejemplo, una página web, e incluso quienes ya son tus clientes y están satisfechos con el nuevo proceso te referenciarán con conocidos.
• Reducción de costos sin afectar la calidad de las clases: con el software mejoras la calidad de tus servicios en el mismo momento en que reduces costos. Si tienes una persona que solo está al pendiente de reservar porque los clientes solo pueden tomar sus citas por teléfono, al implementar un sistema de gestión, los clientes podrás reservar online por medio de diferentes canales, así, la persona encargada de agendamiento puede ocuparse de otras labores que ayuden a mejorar la rentabilidad y ganancias de tu academia.

Qué hacer una vez se ha implementado el sistema de gestión

Si sabes que la decisión correcta para
mejorar el servicio, calidad y gestión diaria de la academia es la
implementación de un sistema de gestión y te has decido por uno en específico,
lo que debes hacer a continuación es comunicar y capacitar a tus maestros e
instructores. Así únicas y estandarizas los procesos de todo el equipo y
defines las tareas y roles de cada uno de los empleados.

Debes dar a conocer por qué se ha tomado la decisión de tecnificar la academia a todos y dejar claros los beneficios para que todos se apropien y trabajen con base en los objetivos. Este nuevo modelo de trabajo sin duda le encantará a todo tu equipo de trabajo.