Aunque llevar el control de tu gimnasio en un Excel podría ser una buena idea cuando estás empezando; a medida que el negocio vaya creciendo y el número de clientes sea mayor, notarás que es necesario contar con una herramienta diferente que te ayude con el control de la caja. Si aún no tienes certeza de estar llevando de manera correcta el control de los movimientos de tus cobros y caja este blog es para ti. Revisa los tips que te damos y gestiona tu caja mucho mejor.
Como administrador debes tener presente que necesitas para llevar el control de tu caja de la mejor manera, cuáles son los beneficios y cuáles las consecuencias de no hacerlo bien. Si estás comenzando con tu centro deportivo jamás descartes la idea de contar con un software de gestión pues como te contaremos adelante, nada te será más útil que una herramienta como esta. Plantea la idea de llevar el control de tu gimnasio en un Excel únicamente por unos días mientras inicias, después digitalizas este proceso.
¿Cómo llevar el control de tu caja?
1. Piensa en la posibilidad de adquirir un software de gestión
Sí aún llevas el control de tu gimnasio en el Excel y estás pensando en adquirir un software de gestión, vas a darte cuenta que de esta forma obtienes un resultado muy efectivo. Puedes tener el control absoluto de los movimientos de entradas y salidas de dinero, bonos y pagos con tarjeta.
2. Haz el registro diario y de forma detallada:
Es importante que registres diariamente toda la información como:
- lo que cobraste,
- las unidades que vendiste, (en caso de que vendas productos en tu gimnasio)
- quién fue tu cliente,
- la forma de pago,
- las devoluciones,
- el control de tu inventario, y
- facturación diarios, mensuales o anuales
3. Revisa de manera mensual los resultados:
Al llevar el control diario de lo que entra y sale de tu caja, a final de mes obtienes al detalle el comportamiento de tu gimnasio, esta información que reúnes te permite tomar mejores decisiones con base en la información real que tienes, así puedes evaluar qué estás haciendo bien y en qué debes mejorar.
4. Ten a la mano tu presupuesto de ingresos y gastos:
Junto con el control de lo que vendes diariamente es vital tener un presupuesto de ingresos y gastos de tu gimnasio, allí registras los gastos fijos o variables que debes cubrir y la meta que deberías alcanzar para llegar a punto de equilibrio.
Si aún no sabes cómo elaborar el presupuesto de gastos anuales de tu gimnasio, te invitamos a descargar el formato gratuito de Excel que encuentras en este artículo.
5. Separa los gastos personales de los del gimnasio:
Finalmente para llevar el control de los ingresos y egresos de la caja de tu gimnasio, es importante que como administrador separes tus gastos personales de los del negocio. Evalúa qué se podría incorporar y ser deducible, y qué corresponde a lo personal. Lo mejor es que asignes un sueldo mensual para evitar mezclar el dinero.
Cuáles son los beneficios de tener una caja controlada
- en tiempo real validas la información y el estado de tu negocio,
- puedes revisar en qué estás gastando el dinero que ingresa a tu gimnasio,
- planeas estrategias para hacer tu negocio más rentable de acuerdo con los resultados que vas viendo,
- registras gastos e ingresos de manera sencilla en el sistema como: pagos y comisiones a colaboradores, gastos fijos del local, pago a proveedores, etc, y
- ahorras tiempo y dinero a fin de mes validando el estado de tu negocio
Consecuencias de tener una caja sin control
Cuando descuidas los ingresos y egresos de la caja de tu gimnasio pierdes el control de tu centro, dejar de lado este tema tan importante te podría llevar incluso al fracaso total pues:
- desconoces lo que entra y lo que sale de tu caja
- pierdes el control de tu stock
- necesitas mucho más tiempo a fin de mes para validar si los datos concuerdan,
- es posible que tengas sanciones de ley por dejar sin registrar gastos o ingresos que tuvo tu gimnasio,
- si existen sobrantes o faltantes será difícil determinar a qué se debieron
- descuidas a tus clientes,
- puedes tener deudas sin saberlo,
- desconoces el pago de comisiones de tus empleados.
Qué necesitas para asegurar un correcto control de tu gimnasio
Lo más importante es que desde el inicio contrates un software de gestión que te ofrezca el módulo de cobros y caja; más allá de pensar solo en el precio, evalúa si cumple con los requisitos y necesidades que tienes en tu gimnasio.
Uno de los aspectos clave es que además de permitirte recibir el pago con diferentes métodos, a la hora de revisar los ingresos del día no tenga problema en arrojar los resultados y calcular automáticamente la sumatoria de todo.
Además será importante que te permita revisar el estado de tu gimnasio sin importar el lugar en el que te encuentres, con solo tener acceso a Internet desde un dispositivo debes validar la gestión y todo lo que necesitas en tiempo real.
Es vital que también sea una herramienta útil para gestionar los sueldos y comisiones de tus empelados, pues de nada te servirá evaluar lo que entra a tu negocio si de manera independiente debes calcular lo que necesitas para el pago de tus colaboradores.
Para más tranquilidad y seguridad, el software que decidas escoger debe ofrecerte la descarga de los datos de facturación diarios, mensuales o anuales, así como la opción de crear diferentes cajas, gestionar deudas, gastos fijos y/o periódicos.
Finalmente será necesario que este software no solo te ofrezca una herramienta de cobros y caja sino también, de inventario, informes avanzados, agenda y que te ofrezca herramientas para realizar acciones de marketing, así tendrás todo un sistema que te ayude a mejorar la rentabilidad y gestión de tu gimnasio. Nuestra recomendación BEWE.io
¡Esperamos que haya sido útil para ti! No olvides dejar tus comentarios o más ideas si eres todo un experto y quieres hacer un aporte a tus colegas.
