Existen diferentes factores que desordenan las finanzas de tu academia y causan serios problemas en la administración, incluso, pueden llevar tu negocio a la quiebra. Hoy traemos un listado de diez errores que se cometen y que debes evitar para que tu escuela tenga buenos resultados. Recuerda que no se trata solo de enfocarte en las clases o de planear estrategias que ayuden a captar clientes. Administrar una academia también implica estar al tanto y conocer el estado financiero, aunque la contabilidad no sea lo tuyo.
Presta atención a
lo que estás haciendo bien y está llevando tu academia por buen camino, pero
también haz un alto en este tema y revisa en qué puedes estar fallando y anota
tus falencias para trazar un plan de acción de acuerdo a estos errores que te
explicamos.
¿Qué perjudica las finanzas de tu academia?
1. No llevar un registro de gastos y productos
Uno de los errores más frecuentes por parte de los administradores de una academia es asumir que un registro de gastos y stock es innecesario. Cuando no llevas de manera organizada este control pierdes la oportunidad de conocer; por ejemplo, si los productos que vendes están o no teniendo una buena salida o cuánto dinero estás gastando en pago de servicios, alquiler, entre otros.
2. Dejar de elaborar un presupuesto
Cuando no has registrado el dinero de los
ingresos y egresos como mencionamos en el punto anterior, tampoco es
posible crear un presupuesto que te permita tener un plan financiero. De esta manera se pueden presentar casos en los que necesites algún
dinero para un gasto extra y no lo tienes a falta de una organización y
planeación para este tipo de eventualidades.
3. No priorizar los gastos
Si no identificas cuáles gastos son más importantes que otros, no puedes optimizar los ahorros de tu academia y llegar a tu meta financiera. Es importante que dentro de tu plan anual o semestral los dividas y te centres en lo que realmente buscas.
4. Desconocer las metas y los objetivos de la academia
Como administrador de una academia debes tener claro cuáles son los objetivos que se tienen con la misma, un error gravísimo es no haber hecho un diagnóstico de la parte financiera y desconocer en qué se destinará el capital, el no saber hacia dónde dirigirte ni fijar metas realistas llevará a tu centro a ser un simple negocio sin: soporte, liquidez y sobre todo rentabilidad.
5. No enfrentar el desorden
Puede que a falta de conocimiento o dedicación en la parte financiera de la academia haya desorden en las finanzas en este momento, lo importante es que lo reconozcas y tengas la voluntad de organizarlo, de lo contrario será frustrante llevar tu gestión y terminarás por fracasar en el intento.
6. Incumplir con los plazos
No estar al día por la desorganización y la falta de planeación del flujo de caja te lleva a tener pagos retrasados y a que la academia no tenga salud financiera. Puede presentarse; por ejemplo, cuando tardas en el pago de nómina lo que afecta de manera directa a toda la academia, incluso hasta a los propios alumnos porque los docentes pueden de trabajar con la misma entrega y actitud.
Otro factor es
vaciar la caja con una nueva compra que solo trae resultados a mediano plazo.
7. No controlar
Aunque contrates a alguien por más experto que sea, si tienes una actitud despreocupada y crees que todo te lo van a solucionar, te vas a equivocar; los problemas se mantendrán en el tiempo sino sigues de cerca y mantienes procesos de control con respecto al manejo de las finanzas de una academia.
De otro lado, si
contratas a un profesional permítele hacer su trabajo y responde ante alguna
solicitud especialmente cuando se trate de algún dato financiero, esto le
permitirá hacer una mejor gestión y a ti estar al tanto del proceso que este
lleva.
8. No separar las cuentas personales de las de la academia
Otro error fatal es que como administrador mezcles tus finanzas personales con las de la academia. Graba en tu mente que el dinero de la escuela es de la escuela y está destinado para los que esta demande y que para ti debes determinar aparte una remuneración que supla tus necesidades personales.
9. No renegociar las deudas
Si como administrador has notado que la academia tiene deudas impagables y no buscas una salida y algunos acreedores para poder renegociar, lo estás haciendo mal. Sin duda, habrá varios interesados que te pueden ayudar con la reorganización de tu academia así que si no evalúas la posibilidad de negociar tasas de interés y plazos estás cerrándote una puerta ante tu administración.
10. No tener un software de gestión
Es cierto que tu enfoque es la enseñanza y no está mal, el problema llega cuando a pesar de no tener los conocimientos o el interés no hechas mano de herramientas que la tecnología ha traído para ayudarte con tu administración. Un software de gestión y marketing para academias como el de BEWE.io es prefecto para que lleves el control del dinero que entra y sale y del stock de tu academia, es mucho más fácil de entender y llevar y sin duda de ahorra tiempo en tareas operativas como estas. Si aún llevas la contabilidad en un Excel o anotas cierto tipo de cosas en una libreta de papel, es momento de cambiarlo
Esperamos que este artículo haya sido útil y te permita descubrir errores que puedes estar cometiendo, si por el contrario marcaste punto positivo a todo nuestro listado, ¡excelente!, vas por buen camino. Recuerda que es importante no descuidar las finanzas de la academia.
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